Ecofício
Trilha Mudança via Tecnologia
//github.com/codekarllo/ecoficio/tree/development
Equipe
- Gilvan Tinoco de Medeiros Junior
- Wanderson Izidro de Andrade
- Jovennan Thomaz Ramalho
- Carlos Roberto do Nascimento Junior
O Projeto
1 - O que é um ofício? - O ofício tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares; - O ofício pode ser uma consulta, um encaminhamento, uma remessa, uma restituição, indicação, informação, parecer, proposta, queixa ou representação; - A correspondência oficial entre departamentos de um mesmo órgãos do Estado; - A correspondência oficial de um cidadão para um órgão público ; - A correspondência oficial entre uma empresa e um órgão público; 2 - Quais problemas existentes nessa comunicação oficial atualmente no Estado da Paraíba? - Gerir ofícios(comunicação externa entre todos os órgãos) expedidos em todo o Estado da Paraíba. - Gastos enormes com papel, registros de uso de mais de dez resmas usadas em uma única semana, num único departamento; - Gasto com combustível para deslocamento de carros oficiais de um órgão ao outro para entrega do documento(Ofício); - Gasto com ligações telefônicas, para confirmação da veracidade do documento(sempre que algum servidor recebe um ofício, faz uma ligação para a parte solicitante a fim de confirmar a legitimidade do mesmo); - Falsificação do documento; - Uso indevido do ofício para obter vantagens pessoais; - Extravio do documento; - Gasto de dinheiro público na contratação de serviços terceirizados para entrega de ofícios(motoboys); - Falta de padronização, cada órgão edita o documento de acordo com suas normas internas; - Falta de Controle de Numeração, cada órgão ou faz controle manual ou não faz controle algum; - Falta de Transparência: trâmite, fluxo, data que foi recebido e/ou devolvido, se a solicitação foi atendida ou não; - Falta de Controle Financeiro, muitos ofícios são utilizados de forma indevida para tirar vantagens, causando danos ao erário público; 3 - Solução - Ecofício que consiste num Sistema Integrado de Gestão de Ofícios Externos, para confecção em um modelo padronizado, porém customizável e com garantia de autenticidade do documento supracitado.Promovendo um completo controle desde sua origem até o seu encerramento; - Criação da Base de Dados de Ofícios Expedidos entre Órgãos da Admnistração Pública do Estado da Paraíba e Órgãos Externos à Estrutura Organizacional do Estado(AGU,TRE,etc); - Promover a transparência dos dados coletados com a criação de um portal público para checar autenticidade de qualquer documento gerado a partir do Ecoficio(hash/QRCode); - Rastreio do Fluxo de Tramitação dos Ofícios(não sigilosos) aberto aos cidadãos; - Ecologicamente correto, praticamente erradicando o uso do papel na confecção do documento, salvo quando o documento for destinado a Órgãos Externos à Estrutura Organizacional do Estado; - Promover desoneração ao erário no tocante à contratação de empresas terceirizadas para realizar entrega do documento; - Promover desoneração ao erário no tocante a gastos com ligações telefônicas desnecessárias, motivadas justamente pela desconfiança dos servidores em relação à autenticidade do Ofício - Promover economia de combustível ao evitar o deslocamento de um carro oficial apenas para entrega de um documento; - Promover Agilidade, Eficiência e Eficacia na prestação de serviços oferecidos à população; - Prevenir a obtenção de vantagens pessoais ou de terceiros através de Ofício. - Promover transparência no tocante à comunicação entre particulares e a Admnistração Pública do Estado da Paraíba. - Promover agilidade na auditoria das contas públicas(TCE). Atualmente são enviadas cópias dos arquivos de Ofícios de todos os setores para que os auditores do TCE auditem documento por documento manualmente; - Prevenir a manipulação/alteração dos dados contidos no documento;